エクセルでも在庫管理は可能！見やすい表を作るコツも合わせてご紹介

ECサイト運営において「在庫管理」は意外と手間と時間がかかるもの。在庫管理に工数がかかっていてコア業務に集中できていない担当者の方もいらっしゃるかと思います。そこで本記事では、エクセルで在庫を管理する方法をご紹介。在庫管理表の作り方やエクセルを使うメリット、注意点、見やすい表を作るコツまで詳しく解説します。

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在庫管理表とは？

在庫管理表とは、企業のバックオフィスやECサイトなどで在庫管理を行う際、在庫リストを記録する表のことです。商品や消耗品、備品の数量や入出庫状況などを記録します。

在庫管理表の記載項目

在庫管理表には以下のような項目を記載します。

• 保管在庫の数量
• 在庫入出庫の数量
• 入出庫の日付
• 商品名や商品コード

基本的には、保管在庫と入出庫の数量と日付を記載します。各在庫のラベルには、商品名や商品コード、カテゴリーなどの情報を記録。一般的にはバーコードが記載されたラベルを商品に貼り付け、それをスマホやスキャナーなどで読み取ることで商品情報を確認します。

エクセルで在庫管理表を作るメリット

在庫管理表はエクセルでも作成可能です。まずはエクセルで表を作るメリットを見ていきましょう。

多くの企業にとって始めやすい

エクセルを導入している企業は多く、ある程度馴染みのあるビジネスパーソンも多いでしょう。エクセルを使った在庫管理表の作成は、企業やECサイトにとって始めやすい方法といえます。

紙よりも管理やバックアップが簡単にできる

エクセルでは、紙媒体での保管とは異なり、PC上にデータとして在庫状況を記録できます。そのため破損や物理的な紛失といったリスクがありません。データ消失のリスクはありますが、バックアップも容易に取れるので安心です。

在庫管理システムを使うよりもコストが低い

新たに在庫管理システムを導入するとなれば初期費用や月額費用がかかります。既にエクセルを利用している場合、追加費用なしで在庫管理表を作ることができます。既存のエクセルをそのまま使えるため実質コストはゼロです。表の作成が少し複雑ですが、コストパフォーマンスには優れているといえます。

エクセルで在庫管理表を作るデメリット

エクセルの在庫管理表にはメリットが多い反面、デメリットもあります。エクセルで在庫管理表を作るデメリットを見ていきましょう。

1. 表を作った本人にしかわからない

社内で在庫管理表を作る際、多くの場合「エクセルに詳しい人」が表を作成することになります。そのため、表の意図や使っている関数など、本人しかわからない部分が出てきやすいです。

あくまでエクセルは表計算ソフトなので、視認性や操作性に優れた専用システムとは異なり、使いにくさを感じる人が大半かと思います。チーム全体でスムーズに使えるようになるには、ある程度の時間がかかることを考慮しましょう。

2. データ量が増えると動作が重くなりやすい

エクセルは多くのデータを保管できますが、データ量が増えすぎると動作が重くなりやすいです。在庫データを入力できても、計算に時間がかかったり、ファイルを開くまでに時間がかかったりと、不都合が出てくる場合も。

動作速度はPCのスペックにも左右されますが、在庫管理表に記載する情報量が多い場合は、動作が重くなる可能性も念頭に置きましょう。

3. クラウド管理でないため同時編集ができない

専用の在庫管理システムであれば、複数人で同時に編集や共有ができる「クラウド管理」をベースにしていることが多いです。しかし、エクセルはクラウド管理ではないため、同時編集ができません。

誰かがエクセルを開きっぱなしにしていて使えない、誤ってコピーを作ってしまって正しいファイルがわからなくなった、など。エクセルならではの問題も起こりやすいので注意が必要です。

エクセルで在庫管理表を作る方法

エクセルで在庫管理表を作る方法を見ていきましょう。作成方法は大きく4つに分けられます。

テンプレートを使う

インターネット上で公開されているエクセルのテンプレートを使う方法です。多くが無料で公開されていますが、必ずしも自社にとって理想的なテンプレートがあるとは限りません。必要項目の追加や不要項目の削除など、場合によってはカスタマイズが必要です。

自分でカスタマイズして作る

テンプレートは使わず、自分でカスタマイズして表を作る方法です。セルに項目と数値入力欄を設置してまとめます。カスタマイズでの作成方法は「単独タイプ」と「在庫移動表タイプ」の2種類
です。

単票タイプ

単票タイプは、1つの商品を1つの在庫管理表にまとめる方法です。商品番号や商品名、数量、入出庫日付、繰越、担当者などを入力します。表の面積を広く使えるので多くの項目を入力できます。ただし、1つの商品に対して1つの表が必要なので商品数が多い場合には不向きです。

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは、複数商品の在庫状況を一覧で確認できる方法です。縦列に商品名や商品番号を入力し、横に数量や保管場所、入出庫の日付などを入力します。1枚のシートに多くの商品を記載できるため確認しやすいです。しかし、単票タイプよりも1つの商品に記載できる情報量に限りがあるのがデメリット。別途単票が必要になる場合もあります。

エクセルのマクロを使う

プログラミングの一種である「マクロ」を使う方法です。マクロとは複雑な操作をまとめて実行するための機能を指します。作業を自動化できるためヒューマンエラーを削減できたり、カスタマイズ性が高かったりとメリットが多いです。

マクロは敷居が高いようにも思いますが、意外と難しくはありません。たとえば、商品情報が記録されたデータを開いて、「マクロ」から反映させたい範囲を選択して「実行」をクリックすることで表を作成できます。

初めてマクロを扱う場合は、エクセルの「マクロの記録」から始めるのがおすすめ。表の作成で実行した処理を記録してくれます。後からコードを確認できるため今後のマクロ作成にも役立てられるでしょう。

バーコードを活用する

在庫管理ではバーコードやQRコードを活用するのが主流です。在庫管理システムでは、バーコードを作成できたり、スマホでコードを読み取れる「ハンディターミナル機能」が搭載されていたりし
ます。

実はエクセルでもバーコード作成は可能です。エクセル画面上部にある「開発」から「Microsoft BarCode Control 〇〇」（〇〇はバージョンによって変わります）タブをクリックすることで、バーコードを作成できます。商品情報が入ったバーコードを作成し、エクセル内の表にまとめておけばスムーズに管理できるでしょう。

エクセルの在庫管理表：作成の際に使える関数一覧

エクセルで在庫管理表を作成する際、少なからず関数が必要です。ここでは、エクセルで使える関数を一覧表でご紹介します。

エクセルで見やすい在庫管理表を作る際のコツ

続いて、エクセルで在庫管理表を作るコツをご紹介します。

「いつ」「何が」「どのくらい」を明確にする

見やすい表を作るためには、記載されている情報がシンプルであることが大切です。漠然と情報を並べるのではなく、まずは「いつ（入庫日や出庫日）」「何が（商品）」「どのくらい（数量）」あるのかを明記しましょう。

特に賞味期限のある食品などは「いつ」が極めて重要。いつまで販売できて、いつまで在庫を保管できるのかを把握しておくことが大前提です。

商品をスムーズに発送するためにも「何が」と「どのくらい」あるのかも明記しましょう。在庫の有無をすぐに把握できれば迅速な顧客対応が可能です。

商品がどこにあるのか即座にわかるようにする

入出庫日や数量だけでなく、商品が「どこ（場所）」にあるのかも重要です。商品の場所がわからないと、倉庫に探しにいく手間がかかります。無駄なリソースを使わないためにも、商品が今どこにあるのか、どこに移動したのか、何が何個移ったのかなどを明記しておきしましょう。

誰が見てもわかりやすい管理表にする

エクセルでの在庫管理表の作成は、知識やノウハウのある担当者が対応しがち。
そのため、「作った本人しかわからない」といった事態にならないよう、誰が見てもわかりやすい管理表を作りましょう。

わかりやすい表を作るためには統一感が重要です。別のシートを作っても項目の順番を変えない、セルのサイズや色を必要以上に変えないなどの工夫をしましょう。

エクセルで在庫管理表を作る際の注意点

続いて、エクセルで在庫管理表を作る際の注意点をご紹介します。

商品数や拠点数が多すぎると管理が難しい

商品数や拠点数が多すぎると、エクセルのシートが見にくくなります。無理に一覧にまとめたとしても、商品情報の検索や更新に時間がかかるため管理が難しいです。

倉庫拠点が多い場合も、各倉庫の在庫状況をエクセル上にまとめなければならず、視認性が落ちてしまいます。「ブックの共有」を使えば共同管理もできますが、機能に制限があるため使い勝手はよくありません。

商品数や拠点数が多い場合は無理にエクセルを使わず、専用システムの導入も視野に入れましょう。

データ量が多すぎると操作にラグが出る場合がある

あくまでエクセルは「表計算ソフト」なので、在庫管理など多くのデータを同時処理するのに向いていません。データ量が多すぎるとファイルの読み込みに時間がかかったり、計算速度が落ちたりと、操作にラグが出る場合があります。

業務効率を上げるために導入したはずのエクセルでかえって効率が落ちてしまう、といった事態にならないよう、必要以上に項目を増やさないなどの工夫が必要です。

上書きされるので更新履歴を残しておく

エクセルは「上書き保存」をすることで情報を更新します。ブック共有によって共同編集もできますが、誰かが勝手に上書き保存をすると意図せずデータが更新されてしまいます。

誤操作での情報変更や消去も起こりやすいので、上書き保存してもよい担当者を決めたり、変更履歴機能を活用したりといった工夫が必要です。

無料の在庫管理システムのおすすめ2選

規模の大きな企業やECサイトだと、エクセル管理では煩わしさを感じることもあるでしょう。そういった場合は在庫管理システムの導入がおすすめです。

クラプロ

画像引用：クラプロ

クラプロのおすすめポイント

• 商品数とメンバー制限があるものの無料プランでも機能が無制限で使える
• 有料プランに移行すると商品数とメンバー数を増やすことができる
• Web版だけでなくスマートフォンアプリでの操作も可能

クラプロは、ビズノート株式会社が開発・運営している在庫管理システムです。

50点までの商品登録制限があるものの無料プランの内容が充実。入出荷先管理や棚卸、出た収集、ロケーション管理、バーコード・QRコードのスキャンなど多岐にわたります。いずれも無制限で利用可能です（メンバー1人まで）。

商品登録数やメンバー数を増やしたい場合は有料プランもおすすめ。月額980円（税込）のエントリープランでは、商品数が300まで、メンバーは3人まで増やすことができます。Web版の利用だけでなく、iPhoneやAndroidによるアプリ利用も可能です。

クラプロの概要・実績・価格感

SASO

画像引用：SASO

SASOのおすすめポイント

• 在庫管理機能が細かく分かれているため精度の高い管理ができる
• 2ステップで棚置き処理ができる
• 誰でも完全無料で全ての機能を使える

SASOは、日本標準機構が開発・提供している在庫管理システムです。

商品管理、分類管理、数量管理、棚番管理、ラベル印刷など豊富な機能が細分化されています。細かく分かれているため精度の高い管理が可能です。

棚番管理機能では、バーコードリーダーを使えばわずか2ステップで棚置き処理ができます。入力や処理の手間を削減できるためコア業務にも集中できるようになるでしょう。

ソースコードを無償で公開する「オープンソース型」のシステムなので、インストールすることで自由に利用できます。誰でも完全無料で利用可能です。

SASOの概要・実績・価格感

【まとめ】エクセルで在庫管理表を作る方法をご紹介しました

エクセルは多くの企業が使っているため、在庫管理表の作成もすぐに始められるでしょう。必要項目を抑えて統一感を持たせれば、見やすい在庫管理表は十分に作成可能です。しかし、データ量が多いと管理しきれない場合も。利便性を求めるのなら、在庫管理システムの利用も検討しましょう。

なお、ECサイト制作会社の探し方・選び方がわからない！という方はEC幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算に合った最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。